Un po’ preso…

Due settimane piuttosto intense, impiegate - tra le altre cose - ad organizzare un hiking tour per metà settembre, nelle Marche. I partecipanti saranno un gruppo di vivaci newyorkesi di mezza età che, naturalmente, si aspettano passeggiate nella natura, con soste in cantine per degustazioni, e poi conclusione in trattorie per deliziare il palato e l’anima con le bontà delle Marche…
Indubbiamente nelle Marche il materiale c’è, le strutture anche, sembra facile, no? Non proprio.
Organizzare un tour, e poi dirigerlo, è estremamente complesso, perché si deve mediare tra mille fattori: itinerari, attività, tempistica, alternative di ogni tipo (se uno si fa male, se piove, se vedi che ci si annoia troppo, se la cantina/ristorante non è disponibile all’ultimo momento, ecc.), bisogna incastrare tutto alla perfezione affinché i “rattoppi”, che fanno sempre cattiva impressione, siano minimi e ben gestibili.
Non solo: ristoranti, alberghi, cantine, itinerari, percorsi vanno ispezionati attentamente (di solito vado con mia moglie perché quattro occhi vedono meglio di due), nulla va lasciato al caso. L’improvvisazione è importante, ma va lasciata a pochissimi frangenti, anche perché in rete il tam-tam è impietoso.
Completata la fase “a tavolino”: sul web, via telefono, via amici ho identificato i posti e gli itinerari.
Ora, a proposta accettata (wow!), do il via alla fase due, cioè l’ispezione sul campo per i posti che non conosco o che non ricordo bene. Ad essa andrà abbinata l’analisi precisa dei costi e la contrattazione del prezzo con ristoranti, cantine, alloggi: è estremamente importante, perché spesso accade che non appena sentono parlare di turisti americani, diversi ristoratori (e albergatori, specie di piccolo cabotaggio) impazziscono e alzano i prezzi (che con l’attuale cambio sfavorevolissimo per gli americani equivale ad un salasso), invece di rimanere entro quote ragionevoli che consentono di attuare il tour.
Senza contare quei ristoranti che, nonostante ci porti a mangiare la gente, nonostante possano elaborare già da oggi un menu fisso (con conseguente riduzione dei costi e dei tempi di realizzazione), e nonostante un prezzo concordato, continuano a fare storie perché l’accompagnatore deve pagare… (a questo dedicherò un post apposito).
Poi ci sarà la fase tre: studio della tempistica e cura dei dettagli.
Visti così sembrano tre passaggi differenti e staccati. In realtà, sono sempre interlacciati, perché spesso i programmi vanno variati sulla base di costi innalzati a sproposito, indisponibilità delle strutture, slittamento delle date per qualsivoglia motivo. Ma anche perché in un dato periodo c’è un evento non conosciuto prima, per cui val la pena modificare il calendario.
Si capisce da queste righe come sia impegnativo organizzare un ottimo tour (impegni che inevitabilmente si riflettono sui costi del tour stesso). Ma vi assicuro che organizzarlo bene è una soddisfazione enorme. Detto ciò, visto che ci sto lavorando, appena testato sul campo il tour verrà proposto ai viandanti che passano su questo blog (o sul mio sito).





BAGLIONI GIAMPAOLO
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